Caso 3: Reuniones Virtuales; Gerencia Inteligente

 

Cada vez más las nuevas formas de comunicarse están revolucionando el mundo, y por consiguiente el mundo de los negocios, que aprovechan las tecnologías que  los sistemas de información tiene disponible para hacerlo. Las reuniones virtuales es una de ellas, estas herramientas cada vez son más frecuentes utilizarlas, debido a que ofrecen a las empresas una forma innovadora y rentable para reunir una fuerza de trabajo cada vez más móvil y tecnológicamente hablando. Las herramientas que están contribuyendo a tal efecto son: 

   

Videoconferencia:

• Permite a los individuos comunicarse de manera simultánea por medio de transmisiones de audio y video, sin importar que los individuos se encuentren en diferentes ubicaciones.
• Los sistemas de videoconferencias muestran imágenes finas de TV en alta definición (HD).

Telepresencia

• La tecnología de videoconferencias más avanzada se conoce como, telepresencia, la cual logra hacer a usuarios sentirse como si en realidad estuvieran presentes en una ubicación distinta al lugar que se encuentran.
• Las telepresencias muestran a alguien (o algo) con una apariencia y tamaño muy real.

 

Análisis de caso

A continuación, identificaremos las formas en como estas herramientas descritas con anterioridad, proveen valor agregado en el mundo de los negocios para las organizaciones.

Muchas compañías como IBM, Accenture y Cisco, utilizan los espacios virtuales de reunión para intercambiar ideas con sus colegas, vender a los clientes y colaborar con grupos de empresas de todo el mundo. Así pues, las videoconferencias generan valor agregado para las empresas donde:

• Las reuniones virtuales son una forma barata y verde para llevar a cabo negocios con sus contrapartes geográficamente dispersos, ayuda a reducir los costos que generarían las reuniones cara a cara (viajes, viáticos, etc.).
• Las videoconferencias permiten mejores reuniones para las compañías; es más fácil reunirse con los socios, proveedores, clientes y colegas desde la oficina o cualquier parte del mundo con más frecuencia.
• El número de clientes y socios aumenta en forma dramática a través de las videoconferencias, generando valor agregado para las empresas que tienen la capacidad de llegarle a un mayor publico por una fracción de precio y tiempo menor que las reuniones cara a cara.
• Las reuniones virtuales permiten a las organizaciones, realizar sesiones de capacitación a sus empleados (si se requiere). También, en cierta forma logra generar un aumento en las ventas, al realizar muchas demostraciones de productos en línea.
• La tecnología no solo ahorra tiempo y dinero, también genera un valor agregado en el mundo de los negocios, reflejado en que mas empleados podrán trabajar ceca de su hogar y balancear su trabajo con sus vidas personales con más eficiencia. 

Un ejemplo claro de la implementación de estas herramientas es Accenture de consultoría sobre tecnología, reporta que elimino los gastos de 240 viajes internacionales y 120 vuelos nacionales en un solo mes.

Aunque este tipo de tecnología requiere de inversión constante, y de empresas que puedan costearla, el producto es fácil de usar y permitirá a muchas empresas más pequeñas utilizar un producto de videoconferencia de alta calidad generando el valor agregado para la empresa. Sin embargo, las organizaciones deben determinar cómo sus empleados realizan las reuniones, de qué manera se comunican, con qué tecnologías, la frecuencia en que viajan y el alcance de su bolsillo. Aun existen muchos casos en que es más conveniente la interacción cara a cara, para cultivar clientes y cerrar ventas.